FUERA DE LOS RAÍLES
Cómo ayudar a la redacción a elaborar un periódico rediseñado con un sistema informático desconocido

POR JESÚS GIL SÁENZ, en colaboración con FRANC DOMENECH*

A veces llega un momento en que un periódico es como un tren: va sobre raíles. Puede ser un tren de alta velocidad, o uno de carbón y vía estrecha, pero al final va sobre raíles. Plantear un rediseño integral y un cambio de sistema editorial permite sacar el tren de la vía, y convertirlo en un todoterreno. Todos estamos de acuerdo en que un todoterreno es mejor que un tren, pero... ¿y si los periodistas no saben conducirlo?

Voy a tratar de explicar cómo ayudamos a cuarenta periodistas de Diario de León a utilizar un sistema desconocido para ellos, y cómo fueron capaces de sacar partido al nuevo diseño. Diario de León vende cada día 18.000 ejemplares con dos ediciones. Es un periódico local que pertenece a la Corporación Voz de Galicia, editora del regional La Voz de Galicia (110.000 ejemplares y 14 ediciones).

La experiencia previa en La Voz de Galicia
La Voz ya había acometido un año antes este proceso de rediseño y cambio de sistema. El diseño fue estrenado de un día para otro, el 25 de julio del 2002. El sistema suponía pasar de unas aplicaciones en DOS (News Layout y PC News) a otras de Windows y con visión completa de la página (DMP de SEMA, basado en InDesign e InCopy). Todos veíamos imposible que trescientos periodistas dispersos en quince centros de trabajo cambiaran de sistema al mismo tiempo y en un solo día. Corríamos el peligro de no llegar a los quioscos, después de 120 años saliendo a la calle todos los días. Así que la Dirección del periódico y la Dirección de Sistemas planteó una adaptación gradual.

• Los redactores dominan diseño y sistema.
• Mantenemos el diseño, para que se centren en aprender el sistema.
• Una vez que dominen el sistema, pueden aprender el diseño.

Durante seis meses, entre enero y junio del 2002, fuimos cambiando poco a poco todas las secciones al sistema nuevo. En cada redacción local y en cada sección de la central se seguía un plan de 4 semanas:

• Formación teórica
• Formación práctica
• Puesta en marcha
• Seguimiento

En ese tiempo, parte del periódico se elaboraba con el sistema nuevo, y parte con el viejo, pero compartiendo el mismo diseño.

En La Voz fue clave la comunicación interna. Muchos periodistas no consideraban necesario el cambio, y dudaban de que el nuevo sistema les fuera a ayudar a hacer su trabajo mejor que el viejo. El departamento de Comunicación preparó un cuestionario para el Director de Sistemas con todos los rumores, miedos y dudas de la Redacción. En la entrevista, publicada en la hoja informativa interna, respondía con total transparencia que el sistema había sido elegido por una comisión mixta formada por personas de Sistemas y de Redacción, que habían recibido cuatro presentaciones de otras tantas empresas, que habían visitado varios periódicos por toda España, daba cuenta del presupuesto, de los plazos, de los objetivos, explicaba por qué se eligió InDesign y no Quark...

Una vez que conseguimos una actitud más colaboradora de todos los redactores, la siguiente actuación fue crear una base de datos de ayuda en el Lotus Notes, que es el programa corporativo de organización y correo electrónico. La empresa que desarrolló el sistema, SEMA, había elaborado manuales en pdf, pero eran muy largos y poco comprensibles. Fran Doménech, redactor especializado en nuevas tecnologías e informática, los tradujo a un lenguaje más asequible para toda la plantilla.

Los periodistas disponen de otras dos herramientas: el Libro de Estilo (580 páginas), que define la filosofía y la misión del periódico, además de unificar los criterios de redacción, y el Boletín de Estilo, un informe diario que corrige los errores.

El cambio en Diario de León
La renovación de diseño y sistema en Diario de León se planteó de manera diferente a la Voz. Al ser un periódico con menos plantilla y localizada prácticamente en un centro de trabajo, podíamos lanzarnos a cambiar de un día para otro el diseño (adaptado del de La Voz) y el sistema (diferente, pero basado en InDesign e InCopy también). Se fijó como Día-D el 1 de junio.

La formación la impartieron en cuatro semanas, desde el 1 de mayo, personas de Sistemas y de Redacción. La instrucción por parte de redactores ayudó a enseñar cómo editar las páginas con los recursos del nuevo diseño, además de aprender los programas informáticos. La Redacción elaboró un número cero diario la semana anterior al lanzamiento. Para que éste fuera un éxito fue fundamental que los periodistas contaran con la base de datos interna, que incluía ayuda para el diseño y para el sistema. Diario de León también dispone de su propio Libro y Boletín de Estilo.

Dentro de la base de datos: manuales
El corazón es el Manual de diseño. Es un documento breve (76 páginas, frente a las 283 de Format/WSJ), editado sólo en pdf (permite actualizaciones rápidas), con formato horizontal (pensado para leer en pantalla). Fue realizado en dos semanas. Otros manuales que habíamos consultado se centraban en especificar los detalles necesarios para traducir un prototipo elaborado en Quark a otro sistema editorial. La ventaja es que en Diario de León tanto el diseño inicial como la producción se realizaron en InDesign. Los maquetadores contaban con una página maestra con los estilos creados y con bibliotecas de piezas.

La parte más extensa del Manual es una guía de edición para los redactores. Además de especificar qué estilos de texto hay que aplicar en cada caso (y los atajos de teclado creados para ello), contiene los elementos del diseño y las normas de uso (cuáles son, cuándo y dónde emplearlos, cómo editarlos). La parte dedicada a maquetación contiene las normas generales y los criterios de separación entre las piezas de una página.

El resto de documentos incluidos en el apartado Manuales desarrollan y desmenuzan el Manual de Diseño:

• Guías visuales: son radiografías de las maquetas. Cada guía explica algunos principios del Manual sobre páginas terminadas.
• Tabla de titulares: resumen de los criterios tipográficos para titulares.
• Tabla de bibliotecas: listado de todas las piezas que se pueden encontrar en las diferentes bibliotecas.

Dentro de la base de datos: cómo se hace
El apartado “Cómo se hace” contiene una ficha para cada procedimiento del sistema. Están redactadas con un lenguaje muy didáctico, estructurado con pasos numerados (6 pasos la más extensa), y ocupan una pantalla cada una. Explican paso a paso cómo elaborar una página: cómo se crea, cómo se edita, cómo introducir fotografías, y cómo se corrige y se cierra.



Queda por desarrollar la ayuda para maquetar utilizando la página maestra y las bibliotecas. Pero en este caso las fichas serán sustituidas por videos, que son más útiles.

Éxito en el lanzamiento
La acogida por parte de la redacción fue extraordinaria. Su actitud era absolutamente colaboradora, y la motivación, muy alta. Susana Vergara, redactora jefe de Área Exterior, dijo que era “la primera vez en su carrera que trabajaba con un sistema pensado para los redactores”. Gracias al entendimiento entre Sistemas, Redacción y los formadores, algunos procedimientos del sistema se mejoraron, otros se automatizaron, y se añadieron funcionalidades para simplificar el trabajo.

La filosofía del nuevo diseño fue asimilada rápidamente por la Redacción: editaban mejor los textos, las maquetas eran más claras y ordenadas, las fotografías brillaban más. En definitiva, el diseño les estaba ayudando a elaborar un periódico con más calidad.

De alguna manera, el entusiasmo de la Redacción se trasladó a los lectores. El día del lanzamiento, a pesar de que el cambio sólo se anunció con dos breves notas en el propio periódico, creció la venta un 7%. Y eso que junio es tradicionalmente un mes en el que los domingos cae la difusión.

La base de datos y el Manual de Diseño han sido también imprescindibles para formar a los becarios que sustituyen en verano a los redactores.

El esfuerzo mereció la pena.

La base de datos y sus apartados
Consejos de sentido común para involucrar a la plantilla
Ventajas de InDesign 2 vs QuarkXpress 4


* Jesús Gil Sáenz es Director de arte de La Voz de Galicia. Realizó los rediseños y Manuales de Diseño de La Voz de Galicia y Diario de León. Ambos diarios renovaron al mismo tiempo el sistema editorial, empleando Adobe InDesign.
Fran Domenech desarrolló la base de datos de ayuda online para La Voz de Galicia y Diario de Leon, y formó a la redacción de León en las nuevas herramientas.

Después del rediseño